Sådan skal du udsende pressemeddelelser
Her får du her seks gode råd til, hvordan du udsender pressemeddelelser via e-mail. Dem kan du benytte, hvis du står for den eksterne kommunikation på et museum, i en forening eller i en interesseorganisation, som ikke benytter en ekstern platform, men gerne vil gøre det professionelt via e-mail. Du fremstår ikke bare professionel, du gør det også lettere for modtageren at arbejde med din pressemeddelelse.
Som det første åbner du en ny e-mail.
Sæt dig selv som modtager af e-mailen og sæt dine pressekontakter ind som BCC:
Du sætter dig selv på som modtager af e-mailen og dine modtagere sætter du på som BCC – blind carbon copy. På den måde kan hver enkelt modtager ikke se, hvilke andre medier du har sendt pressemeddelelsen til. Det opretholder lidt illusionen om, at historien er eksklusiv.
Undlad af spamme:
Vælg modtagerne med omhu. Lad være med at sætte samtlige journalister ved redaktionen på som modtagere. Det er tilstrækkeligt med redaktionens hoved-mail og en eller to journalister, som du kender personligt eller som dækker området.
Undlad at sende pressemeddelelsen til medier, som ikke er relevante; Bornholms Tidende interesserer sig ikke for, hvad der sker i Nakskov; TV2 Lorry er ligeglad med en begivenhed i Kolding; Amagerbladet kærer sig ikke om, hvad der sker i Valby. Glem derfor alt om at have én lang standardliste med modtagere.
Skriv et fængende blikfang i emnefeltet:
For at fange redaktørens og journalistens opmærksomhed, skal titlen på e-mailen være fængende. Prøv at skrive en variation over pressemeddelelsens overskrift; gør den gerne en tak skarpere og mere kæk. Det er meget vigtig, at teksten i emnefeltet fortæller klart, hvad historien handler om: Hvis den handler om en amatørarkæolog, der finder en stor guldskat fra vikingetiden i Bjerringbro, kan emnefeltet f. eks. lyde: ’Bent fra Bjerringbro finder Jyllands største guldskat fra vikingetiden’. Så længe der er dækning for indholdet, er der ingen grund til at være beskeden.
Lad være med at tro, du kan lokke modtageren til at læse videre ved at gøre emnefeltet mystisk og kryptisk. Undlad derfor clickbaiting såsom: ’Da Bents metaldetektor bippede, fik han sit livs overraskelse’. Den slags er den direkte vej til papirkurven.
Kopier hele pressemeddelelsen ind i e-mailen:
Du kopierer hele teksten på pressemeddelelsen inklusiv overskrift, underoverskrift, billedtekster ind i e-mailen efter følgende skabelon:
- Overskrift
- Underoverskrift
- Tekst
- Billedtekster
- Kontaktoplysninger.
På den måde gør du det let for modtageren at copy paste pressemeddelelsen over i sit eget system. Nogle redaktioner åbner af frygt for virus ikke vedhæftede filer, og ved at kopiere teksten ind i e-mailen sikrer du dig mod det.
Du kan øverst skrive: Til Pressen.
Sørg også for, at der er meget tydelige kontaktoplysninger på kilder: Navn, telefonnumre og e-mail adresse.
Vedhæft pressemeddelelsen som word-dokument:
Som en service vedhæfter du også pressemeddelelsen som Word-dokument. Du behøver ikke gøre voldsomt meget ud af opsætningen, og du skal undgå for mange fede fremhævninger og for meget skrevet med kursiv. Journalisten er kun interesseret i din tekst, og jo mere flitterstads han eller hun skal fjerne, jo længere tid tager det, og tid har nutidens journalister meget lidt af.
Vedhæft fotos og illustrationer enkeltvis og i en tilpas høj opløsning i jpg-format:
Sørg for at vedhæfte illustrationer og billeder enkeltvis. Det er vigtigt, at billederne er nemme at gå til for journalisterne. Undgå derfor at medsende billeder i tif-format i voldsom stor opløsning. Billeder skal være jpg-format og i opløsningen 300 dpi i en størrelse på 29 x 21 centimeter svarende til en A4 side, eller med andre ord: 3500 x 2500 pixles for at være i god opløsning og håndterbare.
Hvis der er behov for at sende store billedfiler eller rapporter, som fylder meget, så send dem via en ekstern service såsom Wetransfer eller Dropbox.
Du må aldrig, som i aldrig nogensinde, sætte dine billeder ind i teksten i pressemeddelelsen, hverken i Word-dokumentet eller i din e-mail. Det er besværligt for journalisten at rede billederne ud igen, og det går ud over billedernes opløsning.
Og så til sidst: Husk tydelige kontaktoplysninger. Det kan ikke gentages for ofte.
Med disse gode råd er du klar til at udsende pressemeddelelser via e-mail på en professionel måde. Du er velkommen til at kontakte mig, hvis du har brug for rådgivning om at udsende pressemeddelelser, eller mangler nogen til at skrive pressemeddelelserne for dig. Få nyhedskriterierne forklaret for museumsfolk. Læs her, hvordan du pitcher en solohistorie.